河南省教育厅
关于河南省高校科研经费管理检查情况的通报
教监〔2014〕65号
各高等学校：
为进一步规范高校科研经费管理，督促高校完善内部管理制度，充分调动高校科研人员的积极性、创造性，促进高校科技创新和教育事业健康、科学发展，在高校自查的基础上，省教育厅于2013年10月31日-11月10日组成5个检查组，通过听取汇报、查阅资料、座谈交流、实地走访、审查项目经费等方式，对郑州大学等10所高校进行了为期两周的科研项目经费管理专项检查。现将有关情况通报如下：
一、高校自查全面认真、整改效果初步显现
省教育厅于2013年8月印发《关于开展高校科研项目经费管理专项检查的通知》后，各高校高度重视，均在全校范围内对科研项目经费的管理情况组织开展了自查自纠工作，并依据教育部、财政部印发的《关于进一步加强高校科研项目管理的意见》、《关于加强中央部门所属高校科研经费管理的意见》,教育部《关于进一步规范高校科研行为的意见》,河南省财政厅、河南省科技厅《河南省科技计划项目经费管理暂行办法》等文件要求，在科研项目经费管理体制、机制和管理制度建设，项目预算管理、预算编制和调整程序、监督管理措施的落实等方面进行了规范，并针对科研经费管理和使用中存在的问题，制定了整改措施，明确了整改要求、时间及任务，按期进行了整改，为规范科研活动，提高资金使用效益，促进高校科技创新奠定了基础。
二、高校经费管理比较规范，各项管理制度基本健全
1、管理制度比较健全。从抽查情况看，被检查高校能够根据“统一领导、分级管理、责任到人”的原则，建立科研经费管理体制。坚持用制度管人、用制度管项目，形成了较为系统科学的科研项目经费管理制度体系。学校能够根据科研项目需要，统筹规划，明确了各职能部门的工作职责，为科研项目的顺利实施提供有力保障。二级学院对本单位科研经费的使用承担监管责任，承担科研项目的负责人是科研经费使用的直接责任人。各高校能够根据国家科研政策的变化，及时对科研管理制度进行修改和调整。学校科技管理部门、财务部门采取深入院系举办讲座、通过科研管理系统发布、制度及报账流程上墙等措施宣传科研经费使用管理制度，为科研人员掌握相关政策，依规使用科研经费奠定了良好基础。
2、科研经费管理和支出比较规范。被检查高校对每个科研项目都能做到单独建帐，统一管理、专款专用，能够严格按照国家财经和科研管理法规及学校有关规定使用科研经费，支出手续齐全。从监督管理情况来看，各个学校科技计划经费的管理和使用内控和监督机制基本健全，科研行为比较规范。许多学校都制订了有利于调动教职工积极性的科研经费配套制度和项目培育制度，对激发教职工科研积极性产生了重要的作用。
3、督查监管基本到位。被检查高校重视科研、财务、审计、监察等部门职责，切实加强对科研项目资金的监督检查。内部控制和监督制约机制比较健全，管理体制比较顺畅，责任主体明确，有关部门职责清晰。科研管理部门能够对本单位经费使用情况进行有效的监管。各高校在现金、合同、大额采购、固定资产等管理方面，凡达到政府采购标准的，均进行政府公开招标采购，按政府采购规定和程序进行。纪检监察部门能认真履行监督检查职责，与二级院系负责人签订党风廉政建设责任书，强化科研经费管理责任制，有效地督促课题负责人按照计划开展科研活动。
4、初步建立了间接费用管理办法。各高校按照国家的最新要求，结合本校实际制定了间接费用管理使用办法，在绩效支出方面能够制定有利于激励一线科研人员积极性的政策，有效激发了科研人员申请课题、取得成果的热情，科研间接费的分配和管理体现了向院系倾斜的原则，有效调动了院系科研管理的积极性。
三、高校科研经费管理存在的共性问题
从抽查的情况看，高校科研经费管理还存在一些相对集中的共性问题，主要表现在以下几个方面：
1、执行预算不严格。各高校科研经费在支出时，普遍存在项目经费未能严格执行经费预算的现象，一些与科研项目预算关联度不高的费用在科研项经费中列支，个别项目经费存在交叉使用、混收混支，极少部分高校还存在课题结项后科研经费没有结算等情况。
2、对原始凭证合规性审核不严格。部分高校在大宗货物报销时缺乏货物明细清单；在劳务费、咨询费、津贴等支付方面没有严格按照零现金支付的要求支付；横向项目存在家具、娱乐业、洗浴、观光等票据入账现象；部分高校经费调整没有按照规定程序报批，劳务酬金存在代签代领现象；存在假发票未核真报销等情况。
3、科研经费管理监督措施有待进一步强化。检查发现，部分高校经费管理监督有措施，但落实不严。有些高校对科研项目大额设备采购业务没有履行监督程序，购入设备没有纳入学校固定资产进行统一管理；科技管理部门对科研项目支出事项和票据缺乏相关性、必要性的审核监督，造成项目经费支出的非合规性现象。
4、科研项目经费使用支出结构不够合理。检查中发现，许多高校部分科研项目支出未能按任务书预算批准内容执行，存在预、决算不符现象。比如差旅费、劳务费存在实际支出高于预算，购置图书、设备等资本性支出相对较少；部分横向项目存在结项无决算问题。部分高校在专家评审和咨询费支出上存在超标准现象，一些与科研预算无关的费用如餐饮费也在科研经费中列支。
5、部分科研工作者对科研经费使用存在模糊认识。有些科研工作者认为科研经费，特别是横向科研经费应该完全由自己支配，对上级主管部门加强监管和学校加强监督检查有模糊认识，普遍反映管得太严，对科技管理部门和财务部门的审核审查有抵触情绪。
四、切实加强管理和监督，提高科研经费使用效益
1、健全并落实财务规章制度。一是各高校要严格推行银行卡报销、支付制度。改变课题经费使用现金支出多、事后报销多的方式。二是要建立费用申请报销制度。对有些无法取得正规发票的费用，由课题组造表并列示清单，在课题经办人、负责人签字承诺后，依程序审核把关后送财务部门报销，要明确各审核环节的职责。三是建立科研低值易耗品管理制度。对科研活动中的低值易耗品，凡校内可以通用且数额较大的，应实行校级采购、保管、领用制度，费用通过校内结算方式支付；不适宜校级统一管理的，应设置院、系级管理方式。四是建立外协单位定期审查制度。学校应依据申请书、审批书或合同任务书对外协单位进行资格审定，对过程中需要变动的外协单位要严格审定，并按照科研活动进度，开展定期审查。五是营造良好的制度执行环境。高校应规范各类事项的办理流程，如课题经费报销程序等，形成制度并严格执行，明确各个岗位的权限范围及对应的责任。
2.加强经费使用过程管理，提高经费使用效益。各高校要建立科技经费的全过程、常规化管理制度，科技管理部门、相关主管部门对课题承担单位和课题合作单位、课题负责人等科研人员、中介机构和咨询专家在经费管理使用、评估评审方面的信誉度进行评价和记录。按照专项经费支持强度和承担管理风险级别的不同，对不同项目经费采取不同的管理方式和手段，确保科技经费最大限度的用在科研项目中，提高经费使用效益。
3、加强科研预算管理，完善科研经费配套机制。各高校要健全科研预算管理制度，要求项目负责人按照政策相符性、目标相关性和经济合理性的原则，科学、合理、真实地编制项目预算，严格预算执行。要建立健全以科研绩效为导向，与科研项目实际任务和经费需求等因素挂钩的科研经费配套机制，既充分调动项目负责人的科研积极性，又充分发挥科研经费的使用效益。
4、建立健全科研项目评价考核制度。项目负责人要严格按照科研经费管理制度，在项目合同规定的时间内开展研究，按时、按质完成科研任务，合理、合规地开支各项科研经费，项目研究结束或通过验收后，应按照相关规定及时办理结题结账手续。各高校要建立科学的项目考核评价机制，加强绩效评估，注重科研经费使用效益。
5、改进结余经费的管理。各高校要从制度上加以规范，在科研经费管理办法中规定经费结账的具体程序、方法，步骤和有效期限，并对课题结余资金的处置方式、程序、时限要求等进行明确，指导结余经费的结算、核对工作，从制度和程序上保障结余经费核算规范性，从制度上防止突击花钱的现象。
6、加大宣传教育力度，营造依规使用氛围。高校科研、财务管理部门要通过讲座、培训等措施，加强对科研人员的财经法规专题教育，改变部分教师对课题经费性质的模糊认识，强化财经法纪观念，规范科研经费使用管理。
7、充分发挥审计监察作用。各高校应充分发挥校内审计、纪检监察等监督部门的作用，积极做到日常监督与集中检查相结合，过程监督与结果审计相结合，逐步形成有效的内部监督体系，切实做到依规依法管理使用科研经费。
8、建立建全科研经费检查制度。将高校自查与第三方检查相结合，普遍检查与专题检查相结合，日常检查与定期重点抽查相结合，努力做到防微杜渐，确保科研经费使用合法合规。
各高校要以这次科研项目经费检查为契机，针对存在的问题，采取有力措施，堵塞漏洞，进一步健全机制，规范管理，严肃纪律，强化监督，不断提高科研项目经费的管理水平，有效保护科研工作者的积极性，为提升我省高校科研工作水平提供有力保障。
河南省教育厅
2014年1月27日
